Install Apply Mate
Get quick access to Apply Mate. Install our app for a faster, native experience with offline support.
This job posting may no longer be active
This position was posted over a month ago. The chance of being accepted is lower. We recommend looking for a newer listing.
Asisten Eksekutif
PT MOOD Bali Foods
Full-timeApply
Job Description
Job opportunity for Asisten Eksekutif at PT MOOD Bali Foods in KAB. GIANYAR, BALI, Indonesia. Qualification: Executive Secretary & Operations Coordinator Fluent English Speaking and Writing Required 🌟 About the Role We are seeking a versatile, highly focused, and detail oriented professional with fluent English speaking and writing skills to support the Director in executive secretarial, operational, and government liaison responsibilities. This role is critical to ensuring smooth daily operations, accurate administration, and full regulatory compliance, particularly within a production kitchen and regulated business environment. The ideal candidate has strong concentration, excellent memory, patience, and the ability to work calmly and efficiently under pressure and tight deadlines. ⸻ 🧾 Key Responsibilities 📋 Secretarial / Administration • Manage the Director’s schedule, correspondence, and confidential communications • Organize physical and digital files with high accuracy and attention to detail • Coordinate meetings, prepare agendas, and record clear and accurate minutes ⚙️ Operational Support • Support daily operations and assist with short and long term projects • Follow up on tasks and help ensure efficiency across departments • Arrange and coordinate small internal or external events when required 🛒 Purchasing & Procurement • Manage food supply purchasing and inventory coordination • Negotiate pricing for kitchen equipment, supplies, and stock 🏛️ Government Relations & Compliance • Communicate with government agencies including BPJS, Tax Office, and BPOM • Ensure compliance with regulations and maintain complete and accurate documentation • Build and maintain professional working relationships with authorities 🧳 Personal Assistant Duties • Support the Director with scheduling, travel, and personal arrangements • Manage ad hoc tasks with discretion, accuracy, and efficiency • Maintain a professional and positive office environment • Demonstrate flexibility with working hours and occasional travel when required ⸻ 🎓 Qualifications & Skills ✅ Bachelor’s degree in Business Administration, Management, or any scientific field ✅ Previous proven experience in a similar executive secretary, operations, or similar role ✅ Fluent English speaking and writing skills are mandatory ✅ Exceptional attention to detail with strong focus and task accuracy ✅ Strong memory and ability to manage multiple priorities simultaneously ✅ Patient, reliable, and able to perform effectively under pressure and deadlines ✅ Strong organizational and time management skills ✅ Professional verbal and written communication skills ✅ Proficiency in MS Office and administrative tools ✅ Solid understanding of government liaison and regulatory compliance processes ✅ Honest, dependable, and professional work ethic ✅ Adaptable and composed in fast paced environments ✅ Presentable and professional appearance
Requirements
- Executive Secretary & Operations Coordinator
- Fluent English Speaking and Writing Required
- 🌟 About the Role
- We are seeking a versatile, highly focused, and detail oriented professional with fluent English speaking and writing skills to support the Director in executive secretarial, operational, and government liaison responsibilities. This role is critical to ensuring smooth daily operations, accurate administration, and full regulatory compliance, particularly within a production kitchen and regulated business environment.
- The ideal candidate has strong concentration, excellent memory, patience, and the ability to work calmly and efficiently under pressure and tight deadlines.
- ⸻
- 🧾 Key Responsibilities
- 📋 Secretarial / Administration
- • Manage the Director’s schedule, correspondence, and confidential communications
- • Organize physical and digital files with high accuracy and attention to detail
- • Coordinate meetings, prepare agendas, and record clear and accurate minutes
- ⚙️ Operational Support
- • Support daily operations and assist with short and long term projects
- • Follow up on tasks and help ensure efficiency across departments
- • Arrange and coordinate small internal or external events when required
- 🛒 Purchasing & Procurement
- • Manage food supply purchasing and inventory coordination
- • Negotiate pricing for kitchen equipment, supplies, and stock
- 🏛️ Government Relations & Compliance
- • Communicate with government agencies including BPJS, Tax Office, and BPOM
- • Ensure compliance with regulations and maintain complete and accurate documentation
- • Build and maintain professional working relationships with authorities
- 🧳 Personal Assistant Duties
- • Support the Director with scheduling, travel, and personal arrangements
- • Manage ad hoc tasks with discretion, accuracy, and efficiency
- • Maintain a professional and positive office environment
- • Demonstrate flexibility with working hours and occasional travel when required
- ⸻
- 🎓 Qualifications & Skills
- ✅ Bachelor’s degree in Business Administration, Management, or any scientific field
- ✅ Previous proven experience in a similar executive secretary, operations, or similar role
- ✅ Fluent English speaking and writing skills are mandatory
- ✅ Exceptional attention to detail with strong focus and task accuracy
- ✅ Strong memory and ability to manage multiple priorities simultaneously
- ✅ Patient, reliable, and able to perform effectively under pressure and deadlines
- ✅ Strong organizational and time management skills
- ✅ Professional verbal and written communication skills
- ✅ Proficiency in MS Office and administrative tools
- ✅ Solid understanding of government liaison and regulatory compliance processes
- ✅ Honest, dependable, and professional work ethic
- ✅ Adaptable and composed in fast paced environments
- ✅ Presentable and professional appearance
Required Skills
CommunicationData EntryAccountingProblem SolvingSchedulingadministrationoffice administrationMicrosoft OfficeEnglish LanguageSecretarial SkillsTime ManagementLeadershipAnalytical SkillsProject ManagementGoogle SheetsPresentation SkillsCustomer ServiceEvent ManagementOrganizational Skills
Share this job
Want better chances?
Company Information
To increase your chances of being shortlisted:
- Highlight relevant experience clearly.
- Tailor your CV specifically for Asisten Eksekutif.
- Keep your resume concise (1-2 pages).
- Double-check grammar and formatting.
- Consider using Apply-Mate CV Scoring before applying.
Frequently Asked Questions
Related Jobs
Administrasi Bimba
Yayasan Desa Hijau
KOTA TANGERANG SELATAN, BANTEN, IndonesiaEntryCompetitive1 weeks ago
Job opportunity for Administrasi Bimba at Yayasan Desa Hijau in KOTA TANGERANG SELATAN, BANTEN, Indonesia. Qualification: *JOB DESK ADMIN BIMBA* Fokus utama: Administrasi & pelayanan A. Administrasi - Mengelola data siswa (pendaftaran, absensi, dll) - Mencatat pembayaran dan keuangan sederhana - Membuat laporan rutin (murid, keuangan, dll) B. Pelayanan - Menyambut orang tua dan murid dengan ramah - Memberikan informasi terkait program Bimba - Menjadi penghubung antara orang tua, tutor, dan kepala cabang C. Dokumentasi & Promosi - Mendokumentasikan kegiatan (foto/video) - Membantu update media sosial - Mendukung kegiatan promosi cabang D. Kerapihan & Kedisiplinan - Menjaga area front office tetap rapi - Mengatur jadwal dan kebutuhan operasional *Catatan Penting untuk Semua Tim* : - Mengutamakan pelayanan dengan hati - Menjaga nama baik Bimba Bintang Junior - Bekerja dengan ikhlas, sabar, dan profesional - Saling support dalam tim
CommunicationGoogle Docssales and marketingSchedulingSocial Media+15 More
Admin Parcel dan Buket Bunga
Amanta Project and Working Spaces
KOTA BOGOR, JAWA BARAT, IndonesiaEntryCompetitive2 weeks ago
Job opportunity for Admin Parcel dan Buket Bunga at Amanta Project and Working Spaces in KOTA BOGOR, JAWA BARAT, Indonesia. Qualification: 🎯 Jobdesk / Tanggung Jawab Admin Parcel & Buket Bunga Membuat parcel (makanan, buah, hampers/gift set) sesuai pesanan dan standar perusahaan. Bisa Merangkai buket bunga artificial atau seni membuat kriya dari beberapa bahan (lebih diutamakan) Menjaga kerapihan, kualitas, dan estetika hasil rangkaian. Membantu mendesain konsep parcel/buket baru untuk momen tertentu (lebaran, natal, pernikahan, ulang tahun, dll). Membantu menyiapkan kartu ucapan untuk parcel/buket. Mengatur stok bahan, bunga, dan perlengkapan packaging. Membalas chat pelanggan di WhatsApp, Instagram, atau marketplace dengan ramah dan cepat serta memastikan calon pembeli mau membeli. Memberikan informasi produk, harga, dan promo yang berlaku. Membantu membuat invoice/order list dari pelanggan. Dapat melakukan live streaming. Dapat membuat konten sederhana (minimal dengan menggunakan aplikasi Canva di HP) dan Editing Konten Video (minimal dengan menggunakan aplikasi Capcut). Koordinasi dengan tim produksi & kurir untuk memastikan pesanan selesai tepat waktu. Membuat laporan sederhana terkait penjualan harian/mingguan. ✅ Kualifikasi Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat. Memiliki keterampilan merangkai parcel dan buket (nilai tambah jika sudah berpengalaman). Memiliki keterampilan desain dan editing video. Kreatif, teliti, dan punya sense of art/estetika yang baik. Terbiasa bisa membalas chat menggunakan WhatsApp, Instagram, atau aplikasi chat untuk melayani pelanggan. Komunikatif, ramah, dan cepat merespon chat. Mampu bekerja dengan target dan deadline pesanan (terutama saat high season). Jujur, disiplin, bertanggung jawab, mau belajar, inisiatif, dan merespon perubahan dengan cepat (agility) Bersedia bekerja full-time dan tidak sedang kuliah 💡 Fasilitas & Benefit Gaji pokok + insentif berdasarkan target penjualan/produksi. Lingkungan kerja saling mendukung (support), kreatif & penuh kolaborasi. Kesempatan belajar skill baru (merangkai, desain, customer service, live streaming, dll).
Google DocsData EntryAccountingsales and marketingSocial Media+15 More
Staf PPIC
Bliss Social Space
KAB. BEKASI, JAWA BARAT, IndonesiaEntryCompetitive2 weeks ago
Job opportunity for Staf PPIC at Bliss Social Space in KAB. BEKASI, JAWA BARAT, Indonesia. Qualification: Posisi : Staff PPIC Cafe Jam kerja : Full Time (on site) Tanggung Jawab : Mengelola dan mencatat keluar-masuk barang (inventory & gudang) secara akurat. Melakukan stock opname rutin serta membuat laporan stok bulanan. Menyusun perencanaan kebutuhan dan pembelian stok berdasarkan pemakaian. Menangani proses purchasing (pembuatan PO, koordinasi supplier, dan pengarsipan invoice). Membantu administrasi HR (absensi, rekap gaji, data karyawan, dan support rekrutmen awal). Mengelola dokumen operasional outlet serta membuat laporan bulanan untuk manajemen. Berkoordinasi dengan manager outlet, kitchen, dan finance untuk mendukung kelancaran operasional. Kualifikasi : Pendidikan minimal SMA/SMK (D3/S1 menjadi nilai tambah). Teliti, rapi, dan detail-oriented dalam pencatatan data. Mampu menggunakan Microsoft Excel / Google Sheets dengan baik. Memiliki kemampuan administrasi dan pengarsipan dokumen yang terstruktur. Mampu bekerja mandiri dan memiliki inisiatif tinggi. Memiliki komunikasi yang baik dan mampu berkoordinasi lintas tim. Jujur, bertanggung jawab, dan disiplin. Pengalaman di bidang administrasi, inventory, atau operasional café menjadi nilai tambah.
Logistics ManagementGoogle DocsData EntrySchedulingMicrosoft Excel+15 More
Admin dan guru
Yayasan Desa Hijau
KOTA TANGERANG SELATAN, BANTEN, IndonesiaEntryCompetitive3 weeks ago
Job opportunity for Admin dan guru at Yayasan Desa Hijau in KOTA TANGERANG SELATAN, BANTEN, Indonesia. Qualification: sebagai admin office dan bisa mengajar bahasa inggris untuk usia 5 - 12 tahun
Communicationsales and marketingSocial MediaMicrosoft Exceladministration+13 More
Admin Online
Royalbeautyshop Bandung
KOTA ADM. JAKARTA BARAT, DKI JAKARTA, IndonesiaEntryCompetitive1 weeks ago
Job opportunity for Admin Online at Royalbeautyshop Bandung in KOTA ADM. JAKARTA BARAT, DKI JAKARTA, Indonesia. Qualification: Qualification : Wanita single max 30 tahun Pendidikan min. SMA/SMK Mampu bekerja sendiri/team Jujur, rajin, teliti, sopan, tanggung jawab & sehat Mampu mengoperasikan system operasi Ms Excel & Word Paham social media (Instgram, tiktok) Mengerti E-Commerce (Shopee, Tokopedia, Lazada) Menguasai teknik dasar design untuk kebutuhan social media (canva, capcut, Vn, Coreldraw) Tertarik dalam bidang kecantikan (Skincare dan Make up) Terbiasa dengan target Lokasi kerja di jakarta barat
Data EntryAccountingSocial MediaadministrationCanva Design+8 More
Admin Penjualan
Jayaraya Furniture
KAB. GIANYAR, BALI, IndonesiaEntryCompetitive3 weeks ago
Job opportunity for Admin Penjualan at Jayaraya Furniture in KAB. GIANYAR, BALI, Indonesia. Qualification: Jayaraya Furniture adalah sebuah furniture store yang terletak di Kabupaten Gianyar, Bali, Indonesia. Dengan fokus pada pengembangan produk-produk furnitur berkualitas tinggi yang mencerminkan gaya hidup Bali, perusahaan ini berusaha memberikan layanan terbaik kepada pelanggan. Dengan semakin meningkatnya permintaan akan furnitur yang unik dan khusus, Jayaraya Furniture sedang mencari seorang Admin Penjualan yang berkomitmen untuk mendukung operasional perusahaan dengan efisiensi tinggi dan keahlian yang dibutuhkan. Sebagai Admin Penjualan, Anda akan memiliki tanggung jawab penting dalam mendukung operasional penjualan perusahaan. Beberapa dari tugas utama Anda termasuk melakukan data entry dengan akurat, melayani pelanggan dengan penuh perhatian, serta mengelola informasi melalui Microsoft Excel dan Google Sheets. Anda juga akan bekerja dengan Microsoft Outlook untuk komunikasi internal dan eksternal, serta menggunakan Microsoft Office dan Google Docs untuk kebutuhan administrasi. Keterampilan organisasi dan kemampuan administrasi yang baik akan sangat membantu dalam menjalankan tugas-tugas harian Anda. Dengan bekerja sama dengan tim, Anda akan memastikan bahwa semua proses penjualan berjalan dengan lancar. Untuk menjadi bagian dari tim kami, Anda harus memiliki pendidikan minimal SMA/SMK dan memiliki pengalaman kerja antara 1 hingga 3 tahun. Keahlian yang dibutuhkan termasuk data entry, customer service, Microsoft Excel, Google Docs, Microsoft Outlook, Microsoft Office, Google Sheets, office administration, serta organisational skills. Kami menghargai keterbukaan dan kerja sama dalam lingkungan kerja yang positif, sehingga siapa pun yang memiliki minat dan keinginan untuk berkembang di bidang ini adalah sambutan yang hangat. Gaji akan dibahas ketika interview
Google DocsData EntryMicrosoft ExceladministrationMicrosoft Outlook+5 More
Recommended Career Tools
Boost your application chances with these professional tools.
Template CV Profesional (Word) – ATS Friendly & Editable | CV Single Page #45 - 3 Colours
Productivity ToolsResume Templates
Rp 1.199
Template CV siap pakai yang bisa langsung kamu edit menggunakan Microsoft Word. Dirancang dengan layout yang rapi dan mudah dibaca, template ini membantu kamu membuat CV lebih profesional tanpa perlu desain dari nol. Cukup ganti isi sesuai data kamu, dan CV sudah siap digunakan untuk melamar kerja. ✨ Fitur: - Format .DOCX (Microsoft Word) - Mudah diedit (tanpa skill desain) - Layout rapi & profesional - ATS Friendly (mudah dibaca HR) - Siap kirim untuk berbagai kebutuhan 🎯 Cocok untuk: - Fresh graduate - Job seeker - Profesional - Penggunaan umum 📌 Keunggulan: - Hemat waktu - Tidak perlu desain ulang - Fokus ke isi CV
Template CV Profesional (Word) – ATS Friendly & Editable | CV Single Page #44 - 3 Colours
Productivity ToolsResume Templates
Rp 1.199
Template CV siap pakai yang bisa langsung kamu edit menggunakan Microsoft Word. Dirancang dengan layout yang rapi dan mudah dibaca, template ini membantu kamu membuat CV lebih profesional tanpa perlu desain dari nol. Cukup ganti isi sesuai data kamu, dan CV sudah siap digunakan untuk melamar kerja. ✨ Fitur: - Format .DOCX (Microsoft Word) - Mudah diedit (tanpa skill desain) - Layout rapi & profesional - ATS Friendly (mudah dibaca HR) - Siap kirim untuk berbagai kebutuhan 🎯 Cocok untuk: - Fresh graduate - Job seeker - Profesional - Penggunaan umum 📌 Keunggulan: - Hemat waktu - Tidak perlu desain ulang - Fokus ke isi CV
Template CV Profesional (Word) – ATS Friendly & Editable | CV Single Page #43 - 3 Colours
Productivity ToolsResume Templates
Rp 1.199
Template CV siap pakai yang bisa langsung kamu edit menggunakan Microsoft Word. Dirancang dengan layout yang rapi dan mudah dibaca, template ini membantu kamu membuat CV lebih profesional tanpa perlu desain dari nol. Cukup ganti isi sesuai data kamu, dan CV sudah siap digunakan untuk melamar kerja. ✨ Fitur: - Format .DOCX (Microsoft Word) - Mudah diedit (tanpa skill desain) - Layout rapi & profesional - ATS Friendly (mudah dibaca HR) - Siap kirim untuk berbagai kebutuhan 🎯 Cocok untuk: - Fresh graduate - Job seeker - Profesional - Penggunaan umum 📌 Keunggulan: - Hemat waktu - Tidak perlu desain ulang - Fokus ke isi CV
